Der Captain ist nur so gut wie seine Crew

Wenn man als Chef nie Zeit hat, muss man an Schrauben drehen. Lesen Sie heute das kleine 1×1 der Selbsterkenntnis.

„Hallo Chef, nur ganz kurz …“ „Ich bräuchte einen Termin, dauert auch nur 10 Minuten“. Wie oft hören Sie das am Tag? Würde jedes Mal dafür einen Euro in die Kaffeekasse gezahlt, würde am Ende des Jahres locker der Kaffee für ihren täglichen Bedarf finanziert sein und wahrscheinlich auch noch das tägliche Mittagessen in der Kantine. Oder haben Sie gar keine Zeit mehr zum Essen? Wundert mich nicht. Wenn es nicht die ständigen Rückfragen der Mitarbeiter sind, sind es garantiert die E-Mails, die Sie ja alle lesen müssen (auch die, wo Sie im cc stehen). Das dauert seine Zeit. Denn man will ja für die Mitarbeiter immer ansprechbar sein, für jedes Problem eine Ad-hoc-Lösung bieten.

Merken Sie was? Sie sind in die Falle gegangen. Nicht nur, dass die Mitarbeiter zu allem und jedem bei ihnen vorstellig werden, sondern auch dass die, die sie unterstützen sollen, Ihren Tagesablauf voll im Griff haben und Ihnen für alles und jedes die Verantwortung übertragen. Auch für das, wofür sie eigentlich eingestellt wurden. Wenn Sie das gut finden und so den Eindruck gewinnen, es geht nicht ohne Sie, sparen sie sich die Zeit den Rest des Artikels zu lesen.

Wenn aber Sie selbst das Gefühl haben: „Hoppla, ich bin doch nicht jedermanns Punchingball“, dann treten Sie mal einfach vor Ihre Tür und fragen Ihre Assistenz, ob Sie mal mit ihr über Prozesse reden können. Die weiß nämlich, was zu tun ist. Das hat sie nämlich gelernt. Wenn das nicht der Fall ist oder Sie noch keine Assistenz haben suchen Sie sich eine, die ihren Job beherrscht bzw. bringen Sie Ihre dahin, das zu können.

Wie frappant der Unterschied von einer Assistenz zu einer Top-Assistenz ist, zeigt sich oft beim Wechsel auf dieser Position. Ich kann das garantieren, denn damit verdiene ich mein tägliches Brot. Mich überrascht es daher nicht, wenn mich nach ein paar Wochen ein Kunde oder eine Kundin anruft und mir mitteilt, dass sie oder er erstmals seit zwei Jahren um 17.00 Uhr das Büro verlässt und sich seit langer Zeit einmal wieder der Familie oder dem Hobby widmen kann, und das ohne jedes schlechte Gewissen. Diesem neuartigen Gefühl wird am Anfang erst einmal mit Misstrauen begegnet. Keine Angst, es unterwandert Ihre Position in keiner Weise, ganz im Gegenteil. Indem Sie überlegten, was muss ich selbst tun, was kann die Assistenz mir abnehmen, haben Sie am Ende des Analyseprozesses eine wichtige Stellschraube gedreht, um das Leistungsverhalten Ihrer Organisation zu tunen. Dabei haben Sie nichts Anderes getan als Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren, damit Effizienz Ihre Office-Organisation prägt.

Das in die Tat umzusetzen und bisher selbst erledigtes an die Assistenz weiterzugeben, ist ein großer Schritt in Richtung Freiraum. Das Loslassen von administrativen Dingen scheint aber ein besonders schwieriger Prozess zu sein. Auch das kann und sollte Chef lernen, denn…

Liebe Führungskräfte, Sie haben eine gute Ausbildung zum Führen, Sie könnten Großes leisten, warum tun Sie es nicht? Delegieren Sie, informieren Sie und vertrauen Sie dann denen, deren Ausbildung darin besteht, solche Alltagsdinge bestmöglich zu erledigen.

P.s.: Sie brauchen eine Top-Assistenz? Melden sie sich bei mir.

 

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